La certification Qualiopi est une étape essentielle pour tout organisme de formation souhaitant accéder aux financements publics et mutualisés (CPF, OPCO, Pôle emploi, etc.). Pour réussir son audit Qualiopi, il est indispensable de préparer un dossier documentaire complet et conforme aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Ces documents permettent de démontrer la qualité des prestations, la traçabilité des actions de formation et la mise en place d’une démarche d’amélioration continue.L’absence ou l’incomplétude de certains documents peut entraîner des non-conformités majeures, compromettant l’obtention ou le renouvellement de la certification. Pour éviter cet écueil, il est essentiel d’identifier les pièces incontournables et de les structurer efficacement.Dans cet article, nous vous présentons les documents clés à préparer pour garantir une certification Qualiopi réussie. Vous découvrirez comment organiser votre dossier et répondre aux 7 critères et 32 indicateurs du référentiel. Besoin d’un accompagnement personnalisé pour préparer vos documents Qualiopi ? Contactez-nous dès maintenant !
1. Les documents obligatoires pour répondre aux exigences Qualiopi
1.1. Les documents de structuration de l’organisme
Pour prouver la légitimité et la conformité de l’organisme de formation, plusieurs documents administratifs doivent être fournis lors de l’audit Qualiopi. Ces documents permettent à l’auditeur de vérifier que la structure respecte les obligations légales et réglementaires en vigueur.Tout d’abord, l’organisme doit présenter une attestation d’immatriculation (extrait Kbis, SIRET) pour prouver son existence légale. Ensuite, le numéro de déclaration d’activité (NDA) délivré par la DREETS est obligatoire pour les prestataires de formation. Il est également essentiel de fournir un règlement intérieur, précisant les conditions générales de fonctionnement des formations et les droits et obligations des apprenants et des formateurs.Un organigramme et des fiches de poste peuvent être ajoutés pour préciser la répartition des rôles au sein de l’organisme. Ces documents permettent à l’auditeur d’évaluer la structure et l’organisation interne de l’organisme.Disposer de ces éléments bien structurés et accessibles est un gage de professionnalisme et de conformité. En facilitant la compréhension du fonctionnement de l’organisme, ils constituent une base solide pour l’audit et permettent de sécuriser la certification.
1.2. Les documents liés à l’offre de formation
L’auditeur Qualiopi vérifie que l’organisme propose une offre de formation cohérente et bien structurée, répondant aux attentes des apprenants et aux exigences du marché. Il est donc crucial de fournir des documents détaillant l’ensemble des prestations proposées.Le premier document indispensable est le catalogue de formation, qui présente les différentes formations disponibles, leurs objectifs, leurs modalités et les publics visés. Pour chaque formation, un programme détaillé doit être établi, incluant le contenu pédagogique, les compétences visées, les prérequis et la durée de la formation.Les modalités d’évaluation des apprenants doivent également être formalisées. L’auditeur s’assurera que l’organisme propose des outils d’évaluation des compétences, tels que des tests, des mises en situation ou des questionnaires. Un document expliquant les méthodes pédagogiques utilisées (présentiel, e-learning, blended learning) et les moyens mis à disposition des apprenants est également attendu.Ces documents garantissent la transparence et la qualité des formations proposées. Ils permettent aussi de démontrer que l’organisme applique une démarche structurée, conforme aux critères du Référentiel National Qualité.
1.3. Les documents de contractualisation avec les apprenants
La certification Qualiopi impose aux organismes de formation de garantir la traçabilité et la transparence des parcours de formation. Cela passe par la mise en place de documents contractuels et administratifs clairs et complets.Le contrat ou la convention de formation est l’un des documents clés. Il précise les engagements de l’organisme et des apprenants, notamment les conditions financières, les modalités d’inscription et d’annulation. Ce document doit être signé par les deux parties avant le début de la formation.Le livret d’accueil est un autre élément essentiel. Il contient les informations pratiques sur le déroulement de la formation, les droits et devoirs des participants, ainsi que les contacts utiles. Il doit inclure des indications sur l’accessibilité aux personnes en situation de handicap, un critère particulièrement scruté lors de l’audit Qualiopi.Enfin, des fiches de présence et attestations de formation sont nécessaires pour assurer le suivi administratif des apprenants. Ces documents permettent de prouver la participation des bénéficiaires et d’assurer la traçabilité des formations dispensées.En structurant ces documents de manière claire et organisée, l’organisme de formation facilite l’audit Qualiopi et démontre son engagement en faveur d’une gestion transparente et conforme aux exigences du RNQ.
2. L’organisation des documents Qualiopi pour un audit réussi
2.1. Structurer un dossier documentaire clair et accessible
La réussite d’un audit Qualiopi repose sur une organisation efficace des documents. L’auditeur doit pouvoir accéder rapidement aux informations demandées, sans perte de temps ni ambiguïté. Il est donc essentiel d’adopter une méthodologie de classement claire et structurée.Une bonne pratique consiste à organiser les documents en dossiers thématiques correspondant aux critères du référentiel Qualiopi. Chaque critère doit être accompagné des justificatifs nécessaires, classés de manière logique et facilement accessibles. Par exemple, un dossier dédié au critère 1 (informations aux publics) doit contenir les brochures, le catalogue de formation et les procédures d’inscription. Un dossier pour le critère 6 (amélioration continue) doit regrouper les bilans pédagogiques, les questionnaires de satisfaction et les actions correctives mises en place.L’utilisation d’un classement numérique est fortement recommandée. Un système de gestion électronique des documents (GED) ou un simple répertoire cloud permet d’archiver et d’accéder aux documents rapidement. Il est important de nommer les fichiers de manière explicite (ex. : “Contrat_Formation_2025.pdf”) pour éviter toute confusion. Une arborescence intuitive et une check-list des documents obligatoires permettent de s’assurer que tout est en ordre avant l’audit.Enfin, il est utile de désigner un responsable qualité chargé de la gestion documentaire. Son rôle est d’assurer la mise à jour régulière des documents, de garantir leur accessibilité et d’anticiper les besoins de l’auditeur. Une organisation rigoureuse des documents facilite l’audit Qualiopi et témoigne d’un engagement fort en faveur de la qualité et de la conformité aux exigences du RNQ.2.2. Réaliser un audit blanc pour vérifier la conformité documentaire
Avant l’audit officiel, il est fortement recommandé de réaliser un audit blanc afin d’évaluer la conformité documentaire et organisationnelle de l’organisme. Cette simulation permet d’identifier d’éventuelles lacunes et de les corriger avant le passage de l’auditeur. Un dossier Qualiopi bien préparé doit être structuré, complet et répondre aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ).L’audit blanc peut être réalisé en interne, par le responsable qualité de l’organisme, ou en externe, par un consultant spécialisé en certification Qualiopi. Une approche externe offre l’avantage d’un regard neuf et d’une meilleure anticipation des attentes des certificateurs. Lors de cet audit, tous les documents sont passés en revue : contrats de formation, bilans pédagogiques, processus d’amélioration continue, preuves de conformité aux critères d’accessibilité, évaluations des bénéficiaires, etc.En plus d’une vérification documentaire, l’audit blanc inclut souvent des simulations d’entretien avec les équipes. L’objectif est de s’assurer que chaque membre impliqué maîtrise son rôle et sait répondre aux questions de l’auditeur de manière claire et argumentée. L’anticipation des échanges est un facteur clé de réussite.À l’issue de l’audit blanc, un plan d’action correctif doit être élaboré pour ajuster les documents et améliorer la cohérence du dossier Qualiopi. Ce suivi rigoureux permet de combler les éventuels manques et d’optimiser la gestion documentaire. Une telle démarche proactive maximise les chances d’obtenir la certification Qualiopi et garantit une préparation efficace pour un audit réussi.